SARANA DAN ALAT KEARSIPAN
Oleh: ARIS TOTELES,S.IP
KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
KABUPATEN BANGKA TENGAH
SARANA DAN ALAT KEARSIPAN
Untuk mempermudah penemuan kembali (temu balik) arsip, diperlukan peralatan
dan perlengkapan yang sanggup menjalankan fungsi setiap sistem dan metode dengan
sebaik-baiknya. Peralatan dan perlengkapan yang digunakan dalam menata dan
menyimpan arsip, secara langsung mempengaruhi keberhasilan manajemen kearsipan,
oleh karena itu, dalam pengadaan peralatan, harus diperhatikan benar bahwa peralatan
yang dipilih dapat memenuhi maksud dan tujuan dari Instansi tersebut. Penataan arsip
sebaiknya secara sentral, karena dapat menyeragamkan peralatan yang dipergunakan
dalam hal ukuran, kekutan, kapasitas, bentuk dan disainnya. Keuntungan lain adalah,
mempermudah temu balik arsip, selain itu suhu ruang penyimpanan arsip dapat diatur
sesuai standar kebutuhan, sehingga peralatan berikut arsipnya aman dari pengaruh buruk
lingkungan (kelembababan, debu, suhu, kutu buku, jamur dan lain sebagainya).
II. Kriteria Pemilihan Peralatan Penyimpanan
Setelah memutuskan apakah menggunakan sistem sentralisasi, desentralisasi atau
kombinasi, maka Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh pengelola arsip adalah memilih
alat penyimpanan arsip. Untuk memilih perlengkapan penyimpanan, faktor-faktor yang
perlu dipertimbangkan adalah :
1. Persyaratan penyimpanan dan temu balik (retrieval) arsip;
2. Keperluan/besar ruangan;
3. Pertimbangan keamanan;
4. Biaya peralatan;
5. Biaya operasional penyimpanan;
6. Jumlah pemakai yang mengkases arsip;
7. Karakter fisik arsip yang akan disimpan;
8. Lokasi dari fasilitas penyimpanan (sentralisasi atau desentralisasi).
II.1. Persyaratan penyimpanan dan temu balik arsip
Dalam menentukan kebutuhan penyimpanan dan temu balik arsip, yang perlu
diperhatikan adalah kebutuhan penyimpanan oleh organisasi/institusi tersebut.
Disamping itu, jenis arsip yang akan disimpan juga harus diperhatikan, misalnya arsip
tersebut terbuat dari kertas, kartu, buku, bentuk mikro, dokumen ukuran besar, dokumen
audovisual, bentuk magnetik dan elektronik/dijital ataukah media lainnya. Peralatan
yang digunakan harus bersifat mobil agar mampu melayani berbagai lokasi.
Pertimbangan lainnya adalah kecepatan simpan dan temu balik. Kecepatan simpan dan
temu balik dengan alat hastawi (manual) berbeda-beda kecepatannya; Tetapi jika
menggunakan peralatan terautomasi, mungkin hanya beberapa detik saja. Dalam situasi
mendesak, arsip dinamis aktif, memerlukan kecepatan temu balik yang tinggi, oleh
karena itu, sistim automasi arsip sudah selayaknya digunakan dalam manajemen arsip di
suatu lembaga/organisasi/institusi di masa kini.