Jumat, 17 Februari 2012

SARANA DAN ALAT KEARSIPAN


SARANA DAN ALAT KEARSIPAN

Oleh: ARIS TOTELES,S.IP

KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
KABUPATEN BANGKA TENGAH


SARANA DAN ALAT KEARSIPAN

I. Pendahuluan
Untuk mempermudah penemuan kembali (temu balik) arsip, diperlukan peralatan
dan perlengkapan yang sanggup menjalankan fungsi setiap sistem dan metode dengan
sebaik-baiknya. Peralatan dan perlengkapan yang digunakan dalam menata dan
menyimpan arsip, secara langsung mempengaruhi keberhasilan manajemen kearsipan,
oleh karena itu, dalam pengadaan peralatan, harus diperhatikan benar bahwa peralatan
yang dipilih dapat memenuhi maksud dan tujuan dari Instansi tersebut. Penataan arsip
sebaiknya secara sentral, karena dapat menyeragamkan peralatan yang dipergunakan
dalam hal ukuran, kekutan, kapasitas, bentuk dan disainnya. Keuntungan lain adalah,
mempermudah temu balik arsip, selain itu suhu ruang penyimpanan arsip dapat diatur
sesuai standar kebutuhan, sehingga peralatan berikut arsipnya aman dari pengaruh buruk
lingkungan (kelembababan, debu, suhu, kutu buku, jamur dan lain sebagainya).
II. Kriteria Pemilihan Peralatan Penyimpanan
Setelah memutuskan apakah menggunakan sistem sentralisasi, desentralisasi atau
kombinasi, maka Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh pengelola arsip adalah memilih
alat penyimpanan arsip. Untuk memilih perlengkapan penyimpanan, faktor-faktor yang
perlu dipertimbangkan adalah :
1. Persyaratan penyimpanan dan temu balik (retrieval) arsip;
2. Keperluan/besar ruangan;
3. Pertimbangan keamanan;
4. Biaya peralatan;
5. Biaya operasional penyimpanan;
6. Jumlah pemakai yang mengkases arsip;
7. Karakter fisik arsip yang akan disimpan;
8. Lokasi dari fasilitas penyimpanan (sentralisasi atau desentralisasi).


II.1. Persyaratan penyimpanan dan temu balik arsip


Dalam menentukan kebutuhan penyimpanan dan temu balik arsip, yang perlu
diperhatikan adalah kebutuhan penyimpanan oleh organisasi/institusi tersebut.
Disamping itu, jenis arsip yang akan disimpan juga harus diperhatikan, misalnya arsip
tersebut terbuat dari kertas, kartu, buku, bentuk mikro, dokumen ukuran besar, dokumen
audovisual, bentuk magnetik dan elektronik/dijital ataukah media lainnya. Peralatan
yang digunakan harus bersifat mobil agar mampu melayani berbagai lokasi.
Pertimbangan lainnya adalah kecepatan simpan dan temu balik. Kecepatan simpan dan
temu balik dengan alat hastawi (manual) berbeda-beda kecepatannya; Tetapi jika
menggunakan peralatan terautomasi, mungkin hanya beberapa detik saja. Dalam situasi
mendesak, arsip dinamis aktif, memerlukan kecepatan temu balik yang tinggi, oleh
karena itu, sistim automasi arsip sudah selayaknya digunakan dalam manajemen arsip di
suatu lembaga/organisasi/institusi di masa kini.


Wellcome to Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bangka Tengah

PROFIL KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
KABUPATEN BANGKA TENGAH

Sejarah Singkat :
Status Lembaga                : Kantor
SK Lembaga                     : Perda
Tahun Berdiri                    : 2009
Nama Kepala                     : Soleh Achmad
Alamat Lembaga                : Jl.Titian Puspa IX
                                                    Komp Perkantoran
                                                    Pemda Bangka Tengah
Kelurahan                           : Padang Mulia
Kecamatan                          : Koba
Kabupaten                           : Bangka Tengah
Provinsi                               : Kepulauan Bangka
                                                Belitung
Kode Pos                              : 33181
No.Telp                                : 081367671750
No.Fax                                  : -
URL Website                        : bangkatengahkab.
                                                 go.id
Email                                     : sol_5073@yahoo.
                                                 co.id
Status dan Luas Tanah          : Milik Pemda
                                                 2500 m2
Status dan Luas Gedung        : 600 m2
Jam Buka                               : 7.30 WIB
Total jumlah koleksi              : 4332 (bk,cd,com,dll)
Buku                                            : 1570 judul
                                                       2140 buku
Koran                                           : 3 penerbit/hr
Majalah                                        : 2 penerbit/bln

Total Anggaran                      : Rp 984.756.000,-
Kondisi Geografis                  : Daratan
Potensi Daerah                       :  Pertambangan dan
                                                   Perkebunan
Perpustakaan Binaan              : 1. Desa : 50 ds
                                                  2. Sekolah : 120 sk
                                                  3. TBM : 41 tmp
Kantor Arsip dan Perpustakaan berdiri sejak
Bulan oktober  tahun 2008.
Berdasarkan Perda No. 25

Visi dan Misi
Visi : Terwujutnya pelayanan kearsipan dan
          Perpustakaan yang cerdas dan informative.
Misi :
  1. Menyelenggarakan pengembangan dan pembinaan perpustakaan terhadap penyelenggara perpustakaan di Bangka Tengah.
  2. Menciptakan SDM pengelola Perpustakaan
  3. Menata dan mengembangkan system perpustakaan digital.
Komposisi SDM :
  1. Kepala Kantor : 1 orang, S1 Pendidikan
  2. Subbag TU : 1 orang, S1 Ekonomi
  3. Kasi Perpustakaan : 1 orang S1 Manajemen
  4. Kasi Pelayanan : 1 orang S1 Komputer
  5. Staf  : 8 orang
Koleksi Perpustakaan :
  1. Kelas 000 570 judul 1140 eks         
  2. Kelas 100  1000 judul 1000 eks
  3. Kelas 200 -
  4. Kelas 300 -
  5. Kelas 400 -
  6. Kelas 500 -
  7. Kelas 600  majalah pemda : 2 penerbit 324 eks
  8. Kelas 700  comptr clain 5 unit
  9. Kelas 800  cd 2 box 40 keping
  10. Kelas 900 koran harian daerah 3 judul 1120 eks
Anggota Perpustakaan :
  1. PNS        : 344 orang
  2. Honorer : 208 orang          
  3. Swasta   : -
  4. Pelajar   : 15.655 orang
Kegiatan Layanan Perpustakaan :
  1. Layanan harian berdasarkan perbup
  2. Layanan keliling bekerjasama dengan Provinsi
  3. Layanan di desa : 7 desa tahun 2010
Kegiatan Promosi Perpustakaan :
  1. lomba minat baca tingkat sekolah dasar
  2. lomba perpustakaan desa
  3. pelatihan perpustakaan SD
  4. lomba karya cipta kerjasama dengan PKK
Alokasi Anggaran : (tidak termasuk gaji pegawai)
  1. Tahun 2010 : Rp. 632.244.000
  2. Tahun 2011 : Rp. 984.756.000 dengan ABPBDP
  3.  Tahun 2012 :RP. 1.234.422.000,- (Renstra)
Nb : Kalau ada Saran dan Masukan yang membangun demi suksesnya pelayanan maksimal tolong diemailkan ke : kap.bateng@yahoo.com
 kontak person : Aris Toteles, S.I.P / 08367195248